Digitale transformatie niveau 1 Verbeteren van bestaande processen.

Het verbeteren van bestaande processen met webtoepassingen

Zoek het niet te ver: vaak zijn informatiestromen in jouw onmiddellijke omgeving voor verbetering of versnelling vatbaar. Dit is precies de insteek van de JIT 2.0 methode: ga op zoek naar inefficiënties in je organisatie, doorloop een aantal stappen om ze op te lossen en verbeter de processen door middel van webtoepassingen. Je leest er alles over in ons e-book 'JIT 2.0, een pragmatische benadering van de digitale transformatie'. Je kan het hier downloaden. In ons boek reiken we een methode aan om inefficiënties op te sporen. In plaats van die te herhalen, geven we een aantal concrete voorbeelden die mooi illustreren over welke toepassingen het gaat.

 

Voorbeelden van webprojecten die processen efficiënter maken

Bij de Reo Veiling kunnen de producenten hun aanvoer thuis ingeven via een webversie van het aanvoerprogramma. Op die manier kent de veiling de dagprognose en kunnen de producenten sneller doorschuiven naar de keuring op het moment dat ze hun groenten binnenbrengen. Het zorgt er ook voor dat de aanvoer gemakkelijker door derden kan worden uitgevoerd, zoals transporteurs. Kortom, de distributie- en productieprocessen verlopen een pak vlotter.

Voor de POM West-Vlaanderen bouwden we www.vergadereninwestvlaanderen.be, een webtoepassing waarbij de gebruikers op provinciaal niveau vergaderzalen kunnen reserveren en huren. De informatie-uitwisseling over de kalender en de administratie omtrent de reservatie gebeurt correct en efficiënt.

Voor het Post-Universitair Centrum KU Leuven ontwikkelden we een applicatie om mails te versturen met het opleidingsaanbod per doelgroep. De mailapplicatie wordt gevoed vanuit de back office, waar opleidingen worden aangemaakt en beheerd. Hierdoor wordt gerichte communicatie naar de doelgroep mogelijk met een aanbod op maat. Dit leidt tot kwalitatiever verkeer naar de website.

Bij transportfirma Rejofresh kunnen de chauffeurs wijzingen die ze tegenkomen op hun rit via een webtoepassing doorgeven aan hun collega’s van de planning. Zo kunnen ze laten weten of ze meer/minder paletten opladen of een andere klant voorrang geven. De planning wordt onmiddellijk aangepast, waardoor het rittenschema van de chauffeurs intact blijft.

Service Center Deinze gebruikte vroeger een online systeem waar klanten de herstelling van hun elektronisch toestel konden aanvragen en opvolgen. Wij vormden het systeem om tot een krachtige webtoepassing, waardoor het serviceproces een fikse upgrade kreeg. Een boost voor de klantentevredenheid!

New Holland liet een website bouwen om marketingmateriaal ter beschikking te stellen voor hun duizenden verdelers over heel Europa. De informatie kan snel en makkelijk beheerd en aangepast worden, wat de communicatie met de verdelers ten goede komt. Ook voor de Confederatie Bouw maakten we een website voor het beheer en de distributie van huisstijlelementen, met dezelfde vlotte informatiedoorstroming als resultaat.

De consultants van Amelior beheren beheren hun opdrachten en afspraken op een extranet. Zo kunnen ze vlotter (pre)factureren. Doordat ze een goed zicht hebben op hun opdrachtenportfolio, gaan ze er proactief mee om. Dit is een win-win situatie: consultants kunnen snel facturen indienen en Amelior zelf hoeft minder op te volgen en verkoopt toch meer. Zowel de productie-, planning-, verkoop- en administratieve processen worden versneld.

Truckador organiseert opleidingen voor de transportsector. Dat lijkt eenvoudig maar er zijn veel partijen bij betrokken: Truckador als organisator van de opleidingen, de klant die chauffeurs op opleiding stuurt, de chauffeurs die de opleiding volgen, de lesgevers die de opleiding geven, de partners die hun infrastructuur ter beschikking stellen en de overheid die de geldigheid van de prestaties controleert. Oorspronkelijk was er een website waarop het aanbod werd gepresenteerd. Vandaag is ze uitgegroeid tot een online beheersysteem waar alle partijen de informatie vinden die ze nodig hebben. Spreadsheets, e-mail en post-its zijn verleden tijd.

Bij Plantenkwekerij D'Hondt-Willaert kunnen boeren planten online bestellen en opvolgen. Ze kunnen van de bestelde planten ook een aantal wettelijke documenten opvragen, zoals spuitschema’s en een telersverklaring. Op die manier hebben ze minder papierwerk en zijn ze toch in orde voor kwaliteitskeuringen (bv. GlobalGap). De verkoop, de administratie en de kwaliteitsborging verlopen vlotter, zowel bij de plantenkweker als bij zijn klanten.

Ons laatste voorbeeld is opnieuw van de Reo Veiling. Hier wordt het principe van voorverkoop gehanteerd: bepaalde groenten worden voorverkocht op de klok en de dag erna geven de producenten door welke verkochte loten ze willen invullen. Vroeger moesten ze hiervoor bellen binnen een specifieke tijdsspanne, wat een continue telefoonbezetting van een paar mensen vereiste. Korazon creëerde een webtoepassing om de loten online door te geven. Een extra pluspunt is dat de kwaliteitscontrole van de producent onmiddellijk kan gebeuren – wie niet in orde is, kan niet aangeven. Deze webtoepassing draagt bij tot het service proces en de kwaliteitsgarantie.

Nog meer interessante voorbeelden van digitale transformatie vind je hier.

Belangrijke kenmerken van deze webprojecten

Dit was een greep uit onze projecten; we deden er nog veel meer in diverse sectoren. We beschouwen ze als projecten digitale transformatie niveau 1, met een aantal gemeenschappelijke kenmerken:

  • De gegevens waarop ze werken (klassieke gegevens, meestal geen big data) zijn vooraf aanwezig in het bedrijf. Ze worden alleen niet op de best mogelijke manier ingevuld of opgevraagd. De webtoepassing maakt optimaal gebruik van de gegevens.
  • Het proces bestaat al in een of andere vorm in het bedrijf (gegevens worden doorgebeld, genoteerd, geklasseerd, op briefjes geschreven,…) maar het is inefficiënt. De webtoepassing automatiseert het proces en laat de gegevens stromen.
  • Integratie met andere software is cruciaal. Een proces krijgt input van ergens anders of levert output aan iemand anders/een ander proces. De webtoepassing wordt geïntegreerd met andere toepassingen.
  • Het gaat om relatief losstaande en meestal eenvoudige processen. Ze hebben weinig directe invloed op andere processen, waardoor ze vrij gemakkelijk en goedkoop om te vormen zijn.
  • Als gevolg van het vorige kenmerk kunnen de projecten met relatief lage kosten worden uitgerold. De processen kunnen vaak één voor één worden aangepakt. Hierdoor is het mogelijk om te evalueren alvorens over te gaan naar een volgend proces. Een scrum-aanpak is hier mogelijk.
  • Doordat de transformatie stapsgewijs gebeurt, brengt ze weinig risico’s met zich mee in vergelijking met de uitrol van een softwarepakket.

 

Aan de slag!

Na al deze voorbeelden en kenmerken is het tijd om na te denken over de informatie in jouw eigen organisatie. Waar zit data vast en welke inefficiënte processen kunnen beter? Je kan ze opsporen aan de hand van de 6 stappen van de JIT 2.0 methode. Als je hierover meer wil weten, kan je ons e-book downloaden.

Liever eens van gedachten wisselen met ons? Dat kan ook! Neem contact op en we helpen je graag verder.

 

Jurgen Carlier.