Voorbeelden digitale transformatie Laat je inspireren

Aanvragen voor service

Zowel in B2B als B2C zijn er bedrijven die iets verkopen wat regelmatig onderhoud nodig heeft. De klantendienst heeft de handen vol met het inplannen van de vragen voor service die de klanten stellen via telefoon en e-mail. In vele gevallen kent de klant de juiste referentie van zijn toestel niet en weet hij niet welk onderhoud vereist is.

Op een online platform ziet elke klant zijn toestellen staan. Het systeem geeft aan welk toestel in aanmerking komt voor onderhoud of de klant kiest zelf. In functie van het gekozen toestel krijgt hij een keuzelijst van mogelijke onderhoudsbeurten die kunnen uitgevoerd worden. Daarna geeft de klant enkele data van zijn voorkeur op. De applicatie gaat onmiddellijk zelf op zoek naar het meest geschikte moment in functie van beschikbaarheid van de technicus en andere service afspraken die hij heeft in de buurt. Optimalisatie langs 2 kanten: de klant kiest een moment dat hem goed uitkomt, de automatische planning voor de onderhoudstechnieker zorgt voor zo weinig mogelijk verloren tijd.

Resultaat: betere service, meer aanvragen voor onderhoud, ontlasting binnendienst

Afhandeling van klachten en retours

We horen het niet graag maar klachten en retours maken deel uit van het ondernemen. Er kan al een iets verkeerd lopen. Om de schade te beperken is het belangrijk dat klachten en retours snel en correct worden afgehandeld. Een goed opgeloste klacht verhoogt de tevredenheid van de klant.

Het afhandelen van klachten en retours via een online platform zorgt voor een vlekkeloos proces:

• De klant kiest uit zijn leveringen het product waarover een klacht is.
• Afhankelijk van het soort product en klacht wordt hij door een aantal stappen geleid.
• Bepaalde zaken zoals garantie worden onmiddellijk door de toepassing gecontroleerd.
• De binnendienst krijgt alle informatie in 1 keer aangeleverd.
• Afhandeling van de klacht of retour gebeurt volledig via het platform en maakt ellenlange e-mails overbodig.

Resultaat: hogere klantentevredenheid, ontlasting binnendienst, versneld proces

Automatische opmaak van aantrekkelijke offertes

Een offerte is een lijst van producten of diensten met een prijs ernaast. Wettelijk correct maar weinig inspirerend voor de klant. De meerwaarde van jouw product of dienst zit zelden in de prijs en komt dus bij een gewone offerte niet naar boven. Elke offerte manueel gaan opmaken met informatie die de klant op prijs stelt is een onbegonnen werk.

Via een webtoepassing wordt een offerte een waardevol document:

• Voor elk van de opgelijste producten of diensten wordt automatisch een bijhorende tekst of afbeelding geplaatst. Beide kunnen aangepast worden.
• In functie van het soort klant wordt bepaalde informatie toegevoegd.
• Alles wordt automatisch in een aantrekkelijk grafisch document gegoten.

Resultaat: meer verkochte offertes, tijdswinst, betere service

Automatische opmaak van fiches

Vele onderneming gebruiken fiches om hun klanten en prospecten informatie te bezorgen. Denk bv. aan product fiche, technische fiches, installatie gids, document voor lastenboek en veiligheidsfiche. In de meeste gevallen worden die fiches gemaakt in Word of Excel en daarna omgezet naar pdf. Een tijdrovende bezigheid.

De opmaak van die fiches kan volledig automatisch gebeuren. Alle informatie wordt centraal opgeslagen. Voor elke fiche wordt de nodige informatie door de digitale toepassing opgehaald en samengevoegd in een sjabloon of template. De fiche wordt opgemaakt in pdf en wordt beschikbaar op de website, klantenportaal of voor intern gebruik.

Resultaat: tijdswinst, steeds correcte fiches, uniforme lay-out

Beheer offertes voor leveranciers

Wie met veel en/of vaste leveranciers werkt voor de levering van diensten of goederen heeft veel werk met de opvolging van offertes. Offertes moeten worden aangepast in functie van gewijzigde omstandigheden zoals bv. wijzigen prijzen, aanpassen aantallen, alternatieve leveringsdate, en status. De communicatie via telefoon en e-mail is tijdrovend.

Via een online platform heeft de leverancier toegang tot zijn eigen offertes. Hij ziet welke vragen er worden gesteld en hij kan zelf de offertes aanpassen en opvolgen.

Resultaat: trouwe klanten, meer omzet, tijdswinst, betere service

Beheer van foto’s

Bij bepaalde projecten zoals bv. bouwprojecten maken foto’s een wezenlijk onderdeel uit van het proces en de communicatie. De foto’s leggen de verschillende stadia van een project vast en staven de communicatie i.v.m. afwerking en uit te voeren correcties of herstellingen. Projectleiders hebben de handen vol met nemen van foto’s, die op te laden naar een server en in het juiste mapje te plaatsen. Ook het zoeken naar foto’s en die samen ter beschikking stellen aan een gebruiker is tijdintensief.

Via een platform voor beheer van afbeeldingen neemt de projectleider met zijn smartphone foto’s op de werf die onmiddellijk naar de server worden doorgestuurd en terechtkomen in de correcte map. De foto’s worden deels automatisch van informatie voorzien. Met filters en sortering maken het zoeken gemakkelijk en doeltreffend. Het resultaat staat automatisch klaar in een zip-bestand om naar de aanvrager gestuurd te worden.

Resultaat: tijdswinst, betere opvolging

Bibliotheek voor marketing materiaal

Veel ondernemingen hebben een uitgebreid arsenaal digitaal marketing materiaal dat ze ter beschikking stellen van de klanten. De binnendienst heeft de handen vol om de verschillende vragen van klanten te verwerken: over welk product gaat het, welke versie, welke taal, welke fiche.

Via een online platform krijgt de klant toegang tot de bibliotheek:

• Hij ziet alleen het marketing materiaal dat van toepassing is voor zijn assortiment en volgens zijn status als klant.
• Met een zoek- en filterfunctie vind hij de bestanden die hij zoekt. Ze worden automatisch gezipt voor een snelle download.
• Bepaalde documenten zoals commerciële fiches kunnen automatisch worden gepersonaliseerd met de contactinformatie van de klant.
• De binnendienst heeft perfect zicht op welke info welke klant heeft afgehaald.

Resultaat: verbeterde service, ontlasting binnendienst, betere kennis van de klant

Certificering

Een certificering is een proces met veel stappen, betrokkenen, documenten en formele stappen. De persoon die dit coördineert heeft zijn handen vol met het regelen van de communicatie tussen de verschillende partijen en met het uitvoeren van controles. Fouten zijn immers niet toegestaan.

Via een online platform heeft elke betrokkene toegang tot dit deel van het certificeringsproces waarvoor hij verantwoordelijk is:

• De aanvrager start het proces op.
• Hij voorziet de nodige documenten.
• Experten doen een evaluatie en formuleren een advies.
• Een beoordelingscommissie neemt een beslissing.
• Bij goedkeuring wordt het certificaat automatisch beschikbaar.

Resultaat: efficiënte communicatie, tijdswinst, versneld proces

Dashboard voor productiviteit

In een productie omgeving is rendement het allerbelangrijkste. Stilstand, vertraging, panne of gebrekkige output moeten minimaal zijn. De menselijke factor is cruciaal om het gewenste rendement te bereiken. Wie gemotiveerd is zet zijn beste beentje voor om de machines vlot te laten draaien.

Via een webplatform wordt de data van de machines automatisch ingeladen en uitgelezen. De resultaten worden vertaald naar eenvoudige en duidelijke schermen met een aantal cijfers die real time de actuele situatie weergeven. De schermen staan op verschillende plaatsen opgesteld zodat elke medewerker de status ziet van het geheel en van zijn werkpost. Dit zicht op de actuele situatie is voor iedere medewerker een motivator om zijn best te doen. Het management heeft een eigen dashboard met een totaal overzicht en aangepaste rapporten.

Resultaat: verhoogd rendement

E-mail generator

E-mail marketing blijft belangrijk om in contact te blijven met klanten en prospecten. Er zijn veel interessante platformen beschikbaar om e-mailing campagnes te doen eventueel met marketing automation. De sleutel voor een succesvolle campagne is inhoud aangepast aan de doelgroep. Die inhoud is meestal reeds beschikbaar in bv. de website of een post op sociale media. Die informatie moet wel nog overgebracht worden naar het e-mailing programma.

Met de e-mail generator wordt de taak van het samenbrengen van informatie geautomatiseerd. Vanuit deze online tool selecteer je content uit bestaande bronnen zoals bv. de website of fotoalbum. De content wordt samengebracht in een template die nog kan aangepast worden. Eens klaar wordt het bestand in het correcte formaat naar het e-mailing platform gestuurd om daar verzonden en opgevolgd te worden. Zo wordt het opmaken van de maandelijkse nieuwsbrief snel geklaard.

Resultaat: regelmatige e-mailmarketing, tijdswinst

Extranet voor vergaderingen

Een voorbereiding van een vergadering vraagt veel administratie. De aanwezigen uitnodigen en bevestigingen bijhouden, de agenda beschikbaar maken, iedereen de nodige documenten bezorgen, verslagen opmaken en ter beschikking stellen en opvolgen van todo’s.

Op het extranet vind elke gebruiker wat hij nodig heeft:

• De organisator plant de vergadering, nodigt uit en ziet de bevestigingen
• De deelnemers raadplegen de agenda en/of vullen hem aan en hebben toegang tot alle relevante documenten
• Een lijst van todo’s gelinkt aan agendapunten van vorige vergaderingen

Resultaat: efficiënte communicatie, betere opvolging, tijdswinst

Goedkeuring van dossiers

Het proces van goedkeuring bevat verschillende stappen: de vragende partij maakt zijn dossier en meldt het aan. Een beslissingsorgaan van één of meerdere personen stelt vragen en velt een oordeel. De beslissing wordt gestaafd en bekend gemaakt. In dat proces is er veel communicatie tussen de verschillende betrokkenen en wijzigt de status van het dossier. Tijdens het verloop kan het dossier worden aangevuld met bijkomende documenten waarvan de partijen moeten op de hoogte gebracht worden.

Via een digitaal platform heeft elke betrokkene toegang tot die informatie die hem aanbelangt en wordt hij automatisch op de hoogte gebracht als er nieuwe informatie beschikbaar is of als zijn interventie noodzakelijk is voor een volgende stap.

Resultaat: tijdswinst, efficiënte communicatie, versneld proces

Klantenportaal

Een klantenportaal is meestal een uitgebreid platform dat meerdere functionaliteiten bevat. Veel voorkomende zijn:

• Bestellingen plaatsen, wijzigen en opvolgen
• Facturen raadplegen zowel historiek, vervallen als niet vervallen
• Productassortiment op maat met klant specifieke prijzen
• Toegang tot commerciële en technische documentatie
• Afhandeling van klachten en retours

De opzet van een klantenportaal is om de contactpunten met de klant te digitaliseren daar waar dit mogelijk en wenselijk is. 

Resultaat: verbeterde klantenservice, ontlasting van de eigen binnendienst, verhoogde klantentrouw  

Leveranciersportaal

Zonder leveranciers kan een onderneming niet bestaan. Meer zelfs, een goede samenwerking met leveranciers kan een concurrentieel voordeel zijn. De aankoopdienst heeft de handen vol met het beheren van al die leveranciers: offertes opvragen, leveringsdata wijzigen, voorwaarden afspreken, retours behandelen, verschillende leveranciers voor een zelfde product.

Met een online leveranciersportaal wordt dit allemaal eenvoudiger en overzichtelijker:

• De klant plaatst zijn aanvragen in het portaal.
• De betreffende leveranciers plaatsen er hun voorstel naast voorzien van hoeveelheid, prijs en leveringstermijn.
• Aanpassingen van de voorstellen gebeuren allemaal in het platform. De betrokkenen volgen dit op via een dashboard. Facultatief kunnen er verwittigingen worden verstuurd.
• Eens een offerte goedgekeurd wordt dat onmiddellijk een bestelling die ook in het ERP van de klant terecht komt.

Resultaat: betere aankopen, tijdswinst, minder stress op de aankoopdienst

Offertes voor de klanten van klanten

Bepaalde ondernemingen krijgen veel prijsaanvragen waarvan een groot deel geen bestelling wordt. Dit is omdat hun klant, die de prijsaanvraag doet, zelf nog een offerte moet maken voor zijn klant en dus zelf nog niet zeker is of de bestelling zal doorgaan. Veel administratief werk met niet altijd een gunstig resultaat.

Via een klantenportaal plaatst jouw klant prijsaanvragen. Die prijsaanvraag kan hij met één druk op de knop omzetten naar een offerte met zijn gegevens (logo, adres, maatschappelijke zetel) en die bezorgen aan zijn klant. Jouw klant spaart veel tijd uit en heeft een hogere slaagkans omdat hij snel een aantrekkelijke offerte aan zijn klant kan bezorgen.

Resultaat: meer verkochte offertes, betere dienstverlening, meer omzet per klant

Online opmaak en ondertekening van contracten

Contracten met de klant zijn schering en inslag in vele ondernemingen. De gegevens van de klant worden verzameld en ingebracht in een document. Dit document gaat naar de klant die zijn handtekening plaatst en het document terugstuurt. Veelal wordt het contract digitaal doorgestuurd, afgedrukt, getekend, ingescand en daarna teruggestuurd.

Via een webapplicatie worden de gegevens van de klant online en real-time verwerkt en wordt het contract onmiddellijk opgesteld. De klant ondertekent meteen op een rechtsgeldige manier.

Resultaat: hogere conversie, dienst onmiddellijk beschikbaar, tijdswinst

Online veiligheidstest voor bezoekers

Bezoekers kunnen verplicht zijn een test af te leggen i.v.m. de veiligheidsprocedures vooraleer zij toegang krijgen tot het bedrijf. Veelal bestaat uit het lezen van veiligheidsinstructies en het schriftelijk beantwoorden van vragen. Tijdrovend en meestal houdt de bezoeker er weinig aan over. Anderstaligen die de tekst niet kunnen lezen vallen uit de boot.

Een webapplicatie op tablet vervangt de papieren rompslomp:

• De veiligheidsinstructies zijn vervangen door korte video animaties en zijn taalonafhankelijk
• Na elk fragment volgt een vraag di na correcte beantwoording toegang heeft tot de volgende stap
• Per beroepscategorie is er een aangepaste flow
• Alle resultaten zijn onmiddellijk geregistreerd en ook later consulteerbaar
• De onthaalmedewerker verliest geen tijd meer met het controleren van de resultaten

Resultaat: correcte procedures, betere service, tijdswinst

Openstaande facturen

Elke onderneming heeft te maken met openstaande facturen. Ze slorpen een deel van het werkkapitaal op en houden een risico in om nooit betaald te worden. Meestal worden er herinneringen uitgestuurd en in het beste geval wordt er opgebeld met de vraag om te betalen. Ook dat volstaat niet altijd.

Met een online platform voor opvolging van facturen heeft de klant geen enkel excuus meer:

• Elke klant heeft toegang en ziet zijn facturen staan met de betaalstatus. Dit sluit facturen ‘die in de post verloren zijn’ uit.
• Elke factuur kan gedownload of afgedrukt worden.
• De klant ziet het bedrag aan vervallen facturen staan met ernaast een link om onmiddellijk online te betalen.
• Via e-mail ontvangt hij een herinneringsmail met een directe link naar het bedrag van de vervallen facturen met de knop om online te betalen.

Resultaat: meer werkkapitaal, beter resultaat door minder invorderbare facturen.

Opvolgen en uitvoeren van herstellingen

Een consument die een defect toestel heeft brengt het terug naar de zaak waar hij het kocht. De handelaar controleert aankoopdatum en -bewijs. Hij contacteert de invoerder en vraagt een herstelling aan, eventueel onder garantie. Na goedkeuring mag het toestel opgestuurd worden naar een erkend hersteller. Veel communicatie tussen verschillende partijen die veel tijd verbruikt als dit via telefoon en e-mail moet gebeuren.

Via een online platform wordt de volledige flow van een bestelling opgevolgd en afgehandeld:

• De consument brengt zijn toestel binnen.
• De handelaar brengt het in het systeem samen met de nodige documenten.
• Het inbrengen van het toestel gebeurt foutloos. Op basis van een aantal keuzes die worden gemaakt, stelt het platform het correcte toestel voor.
• Het type toestel, het defect en de waarborg bepalen automatisch welke flow het toestel volgt
• De betrokken partijen worden via het systeem op de hoogte gehouden van de status al dan iet ondersteund met extra e-mail of sms berichten.

Resultaat: efficiënte communicatie, versneld proces, tijdswinst

Opvolging leeggoed

Bedrijven die hun goederen afleveren in herbruikbaar leeggoed houden dit in vele gevallen bij via leveringsbons. Fouten zijn schering en inslag waardoor er geen correct zicht is op waar het leeggoed zich allemaal bevindt. Het leeggoed is verloren of wordt niet aangerekend aan de klant. Financieel niet zo interessant.

Het online bijhouden en opvolgen van leeggoed biedt een aantal belangrijke voordelen:

• De chauffeur doet ter plaatse bij de klant registratie van het laden en/of lossen van leeggoed
• De gegevens zijn onmiddellijk beschikbaar in het bedrijfsbeheersysteem (ERP) en geven steeds een accurate situatie weer
• De verantwoordelijke distributie logistiek volgt via zijn portaal de gang van zaken van dichtbij
• Via het klantenportaal heeft de klant een zicht op hoeveel leeggoed hij momenteel in gebruik heeft

Resultaat: minder verlies, correcte aanrekening van kosten, tijdswinst

Organisatie van een congres

De uitdaging bij de organisatie van een congres is het opvolgen van zalen, sprekers, sessies en deelnemers. Zalen hebben een locatie en een capaciteit. Sprekers kunnen meerdere topics behandelen. Sessies bestaan in verschillende soorten zoals plenair, breakout en keynotes. Deelnemers moeten zicht registreren en een keuze maken uit een programma en eventueel online betalen.

Via een digitaal platform wordt het geheel beheerd. Op de website vormt zich het programma met de juiste link naar sprekers, zalen en sessies. De bezoeker registreert zich online, stelt zijn programma samen en voert meteen de betaling uit. 

Resultaat: minder administratie

Platform voor afspraken met en ontvangst van klanten

Ondernemingen die veel klanten ontvangen en meestal op afspraak werken stoppen veel tijd in het op elkaar afstemmen van afspraken, en ook in het ontvangen van de klant aan de receptie en doorverwijzing naar de juiste contactpersoon.

Een online afspraken module is gekoppeld aan een intern bedrijfsbeheersysteem. De module verzamelt alle afspraken en plaatst die in de respectievelijke Outlook agenda’s van de medewerkers. De klant ontvangt automatisch een herinnering. De ontvangst is digitaal. Op een kiosk ziet de klant zijn naam, meldt hij zich aan en wordt dan persoonlijk opgehaald door zijn contactpersoon.

Resultaat: betere service, efficiënte communicatie, meer afspraken

Platform voor kennisdeling

Een onderneming beheert kennis die vaak met andere partijen wordt gedeeld, besproken en aangevuld. Die informatie kan verschillende kennisdomeinen beslaan.

Via een webplatform wordt die informatie op een gecontroleerde manier beheerd en verrijkt:

• Een beheerder bepaalt wie toegang heeft en met welke rechten.
• Er worden thema’s aangemaakt waarvoor deelnemers worden uitgenodigd.
• Bij elke thema hoort een boomstructuur waarin documenten worden geplaatst, mits de gepaste rechten.
• Elk thema heeft een blog functie waarop de leden met elkaar overleggen.

Iedereen is steeds op de hoogte en heeft de meest recente informatie ter beschikking.

Resultaat: pro-actieve kennisontwikkeling, efficiënte communicatie, tijdswinst

Platform voor makelaars

Een bemiddelaar in de verkoop heeft een kwaliteitsvolle databank met contacten nodig, een gerichte communicatie en een vlotte opvolging. Wie dit handmatig doet, houdt het wegens tijdsgebrek niet vol met als resultaat: veel dubbele en niet correcte contacten, geen segmentatie in de communicatie en een trage administratie.

Een digitaal platform maakt het leven een stuk gemakkelijker:

• Het platform controleert permanent de databank met contacten. Onvolledige informatie en dubbels worden automatisch gedetecteerd en opgelijst. Dubbels worden automatisch samengevoegd waarbij de gebruiker kiest welke velden hij wenst te behouden.
• Met een uitgebreide set aan filters wordt er fijn gesegmenteerd in de contacten zodat mailings en andere communicatie heel gericht en doeltreffend is.
• De ondertekening en afhandeling van documenten zoals bv. NDA (non disclosure agreement) verloopt online en geautomatiseerd.
• Bij het versturen van mailings worden bounces automatisch opgevangen en gecatalogeerd voor verdere bewerking.
• Dossiers van geïnteresseerde contacten  worden online bijgehouden en zijn voor elke medewerker beschikbaar.

Resultaat: verhoogde service, tijdswinst, kortere doorlooptijd

Product informatie management of PIM

Elke onderneming verzamelt hoe langer hoe meer productinformatie. Die informatie zit verspreid over de verschillende afdelingen zoals bv. productie, aankoop, marketing en kwaliteit. Veel tijd gaat verloren met het zoeken naar de correcte en meest recente productinformatie.

Met een product informatie management systeem of PIM wordt alle die informatie op 1 plaats samengebracht en beheerd. Er ontstaat 1 centrale bron van waarheid waar iedereen snel vindt wat hij zoekt.

Meer weten over PIM, de voordelen en hoe zo een project verloopt? Geïnteresseerd in voorbeelden uit de praktijk. Je vindt dit allemaal terug op de Korapim website.

Resultaat: tijdswinst, betrouwbare informatie

Profilering van klanten

Wie diensten levert op maat heeft nood aan een duidelijk profiel van elke individuele klant. In veel gevallen is dat een tekstuele beschrijving van de klant die ergens wordt opgeslagen, meestal in een CRM. Een grote beperking is dat de informatie in het profiel niet kan vergeleken worden met anderen en dat er ook niet kan gefilterd worden om mensen met een bepaald profiel te zoeken.

Via een webtoepassing wordt een klantenprofiel opgebouwd vanuit verschillende invalshoeken:

• Tijdens het persoonlijk contact worden vragen gesteld. Het antwoord is een meerkeuze lijst waarbij elk antwoord een bepaalde score krijgt.
• De klant krijgt een lijst met foto’s. Van elke foto geeft hij aan of deze hem aanspreekt of niet.
• De accountmanager kan het profiel aanpassen op basis van zijn bevindingen.

De weerslag is van elke klant een profiel vanuit verschillende gezichtspunten met telkens een score. Op die manier krijgt men duidelijke profielen die allemaal met elkaar vergelijkbaar zijn. Zo kan men vaststellen welke aanbod het best past bij een bepaald profiel.

Resultaat: meer verkochte offertes, persoonlijke service

Profit calculator

Bepaalde diensten en producten zijn voor de klant een meerwaarde omdat ze zijn marge of omzet verhogen. Het is een investering die zich zelf terugbetaalt. Het is niet altijd gemakkelijk om dit aan de klant duidelijk te maken. Met een ingewikkelde spreadsheet geraakt hij meestal niet veel verder en bestaat het risico dat hij verkeerde bedragen invult of formules wist waardoor het resultaat onbetrouwbaar is.

Het ter beschikking stellen van een profit calculator via een webapplicatie biedt volgende voordelen:

• De klant volgt een stappenplan zodat niets over het hoofd wordt gezien.
• De keuzes die hij maakt bepalen de volgende stap zodat de profit calculator maximaal wordt afgestemd op zijn specifieke situatie zoals bv. sector, regio of omzet.
• Op de velden die hij invult zit een controle. Bij grote afwijking volgt een waarschuwing zodat de klant een correctie kan doen.
• De profit calculator kan op verschillende plaatsen en door verschillende mensen worden gebruikt zoals bv. de website, kiosk op een beurs, verkoper tijdens een bezoek, agenten en distributeurs.
• De berekeningen worden opgeslagen en zijn consulteerbaar. Je krijgt zicht op wie de profit calculator heeft gebruikt, wanneer en wat hij heeft ingevuld. Waardevolle informatie voor het verdere verkoopproces.

Resultaat: meer verkoop, verbeterde service, betere klantenopvolging

Projecten van agenten en distributeurs

Ondernemingen die te maken hebben met projecten zijn niet altijd op de hoogte van de projecten die op til zijn in de markt. Je kan niet overal zijn. Daarom wordt er beroep gedaan op agenten en distributeurs. Deze zijn niet altijd bereid hun kennis van de markt te delen met het moederbedrijf. Ze zijn immers bang dat ze hun commissie zullen mislopen. Het moederbedrijf is niet op de hoogte en kan bijgevolg geen ondersteuning bieden om het project binnen te halen. Als een project in een beslissende fase komt wordt het project aangemeld en in veel gevallen door meerdere agenten of distributeurs. Zonder dat iemand het wist waren ze met hetzelfde project bezig. Discussie over commissie en ontevreden distributeurs en agenten als gevolg.

Via een online platform worden projecten beter opgevolgd:

• Elke agent en distributeur meldt zijn project aan bij het moederhuis.
• Het project wordt hem toegekend en het moederhuis is vanaf het begin betrokken.
• Als een ander later hetzelfde project aanmeldt, kan er bewust overleg plaatsvinden vooraleer er brokken te lijmen zijn.
• Het project kan wordt online verder opgevolgd door alle betrokken partijen zoals bv. installateurs, projectleiders, architecten en aannemers.

Resultaat: meer verkochte projecten, efficiënte communicatie, tevredenheid bij agenten en distributeurs

Registratie en beheer van taken

In elke onderneming of organisatie worden er taken gecreëerd en toegekend aan een uitvoerder. Veelal zit de communicatie daaromtrent verspreid in e-mails, verslagen van vergaderingen en spreadsheets.

In een webtoepassing kan je taken maken voor jezelf of voor je collega’s. De uitvoerder rangschikt en filtert zijn taken om zo systematisch een to-do lijst af te werken. Op een taak staat een vervaldatum, zodat er automatisch reminders gestuurd worden naar de uitvoerder. Taken kunnen verwijzen naar andere entiteiten in het systeem, bijvoorbeeld klanten.

Taken kunnen ook automatisch door de webtoepassing worden toegekend. Als een document voor een klant vervalt, dan wordt er automatisch een taak gemaakt om het document te vernieuwen.

Resultaat: betere samenwerking, hoger rendement, tijdswinst

Registratie en opvolging van dienstverlening

Bij dienstverlening in grotere bedrijven of overheidsdiensten kunnen meerdere personen bij eenzelfde dossier betrokken zijn. Of de ene medewerker heeft zijn deel gedaan en het dossier wordt verder afgewerkt door een collega. Of omwille van verlof of andere afwezigheid moet een collega onmiddellijk kunnen inpikken in het dossier van een ander.

Met een digitaal registratie platform wordt elke vraag voor dienstverlening onmiddellijk geregistreerd en gekoppeld aan de klant en medewerker. De verschillende stappen in het proces van afhandeling worden opgevolgd. Iedere medewerker heeft steeds volledig zicht op de dossier. Rapportering vanuit verschillende invalshoeken verschaft transparantie.

Resultaat: efficiënte en transparante communicatie, betere dienstverlening, tijdswinst

Reservatie van vergaderzalen

Vergaderzalen zijn een schaars goed in een onderneming. Als dat  niet goed wordt beheerd, staan medewerkers regelmatig voor het voldongen feit dat de zaal die ze echt wel nodig hebben net niet beschikbaar is. Spreadsheet, een aparte Outlook agenda of één centraal beheerder zijn onvoldoende om alles vlekkeloos te laten verlopen.

Een online platform voor het beheren en reserveren van vergaderzalen maakt het leven voor iedereen een stuk makkelijker:

• De verantwoordelijke voor de vergaderzalen beheert de zalen en hun kenmerken zoals bv. capaciteit, opstelling, toegankelijk voor externen of niet en onbeschikbaarheid tijdens periodes zoals verlof en feestdagen.
• De gebruiker zoekt een zaal die aan zijn vereisten voldoet en legt die vast voor het tijdstip van zijn keuze, op voorwaarde dat deze als beschikbaar staat aangeduid.
• Bepaalde materialen zoals scherm of bord kunnen samen met de reservatie van de zaal geboekt worden.
• Indien catering mogelijk is kan deze mee besteld worden.
• Een automatische communicatieflow houdt de betrokkenen op de hoogte als er wijzigingen zijn of gewoon als herinnering enkele dagen vooraf.

Resultaat: efficiënte communicatie, minder fouten, tijdswinst

Simulator voor samenstellingen

Bepaalde producten bestaan in verschillende afwerkingen of worden samen met andere producten gebruikt. De klant ziet niet op voorhand wat hij koopt.

Met een digitale simulator kan de verkoper of de klant zelf het eindproduct online configureren en krijgt een duidelijk beeld van wat hij koopt. Een gekend voorbeeld is een configurator om een personenwagen samen te stellen.

Resultaat: betere dienstverlening, meer verkoop

Uitleendienst

In elke onderneming of organisatie zijn materialen of voorwerpen beschikbaar die door de medewerkers kunnen worden gebruikt. Wie wat gebruikt en wanneer moet worden bijgehouden. Wie dat probeert via spreadsheet en e-mail stelt regelmatig vast dat men niet weet waar een bepaald materiaal of voorwerp zich momenteel bevindt.

Via een digitale catalogus kan elke medewerker online zijn keuze maken en een reservatie vastleggen. Hij wordt automatisch op de hoogte gehouden van de datum voor inlevering. Indien van toepassing kan er ook een akkoord met de gebruiksvoorwaarden worden gevraagd en de automatische opmaak van een contract dat moet goedgekeurd worden.

Resultaat: minder fouten, tijdswinst, vlotter proces

Verkoop in de toonzaal

Verkoop in de toonzaal is een arbeidsintensieve activiteit. De verkoper kan maar 1 klant tegelijk bedienen terwijl anderen staan te wachten. Gemiste verkoopkansen als gevolg. Eénmaal de klant de toonzaal heeft verlaten stopt ook in veel gevallen de opvolging. Het blijft wachten tot de klant hopelijk terugkomt. Weeral gemiste verkoopkansen.

• Via een verkopers- en klantenportaal verhoogt het rendement van de toonzaalverkoop:
• Terwijl de verkoper in gesprek is met de klant duidt hij op tablet of laptop de artikelen aan waarin de klant is geïnteresseerd.
• De verkoper gebruikt het portaal om de klant extra afbeeldingen of informatie te laten zien van de geselecteerde artikelen.
• Bij elk artikel schrijft de verkoper een kort woordje commentaar of uitleg die voor de klant belangrijk is.
• Op het einde van het gesprek drukt de verkoper een mooi dossier af dat de klant meeneemt. Een aantrekkelijk en informatief document dat meer is dan een handgeschreven offerte met louter productnamen en prijzen.
• De verkoper vraagt de klant zijn e-mail adres zodat het dossier ook digitaal kan opgestuurd worden.
• Via het portaal kan de klant zijn dossier bekijken en online de bestelling plaatsen.
• Heb je ook een webwinkel, dan wordt dit klantenportaal geïntegreerd zodat beide 1 transparant geheel vormen.

Resultaat: meer geslaagde verkopen, een betere dienstverlening aan de klant, een efficiëntere opvolging van verkoopkansen en een beter zicht voor het management op het verkoopproces.

Vragen voor support

Bepaalde onderneming verkopen toestellen die een foutmelding kunnen geven of een defect vertonen. Meestal zijn dat kleine voorvallen die door de gebruiker zelf kunnen worden opgelost. Die voorvallen staan beschreven in een handleiding met uitleg over de oplossing. Veel klanten doen die moeite niet en nemen direct contact met de helpdesk. De klant is niet voorbereid, weet het correcte model niet en kan niet duidelijk beschrijven wat er aan de hand. Een lastige karwei voor het service en support team om die instroom te beheren.

Een online platform vangt de meeste vragen op en kanaliseert het contact met de helpdesk:

• Door middel van een visuele voorstelling of ingave serienummer wordt het correcte toestel herkend.
• Via een keuzesysteem wordt de juiste foutmelding vastgesteld.
• Het online platform beschrijft stap per stap de handelingen die de klant moet uitvoeren ondersteund door afbeeldingen en video
• Het defect wordt opgelost en de foutmelding verdwijnt. De klant is tevreden omdat zijn probleem snel is opgelost.
• Als er geen oplossing wordt gevonden dan moet de klant online een aantal zaken melden zoals bv. aankoopfactuur en foto’s van het probleem. Pas dan kan hij rechtstreeks contact nemen met de helpdesk.
• Het service en support team komt voortaan alleen nog tussen als het niet anders kan en is op dat moment volledig gedocumenteerd zodat de zaak snel afgehandeld wordt.

Resultaat: betere klantenservice, tijdswinst, minder stress bij het service en support team

Welkomscherm

Elke onderneming ontvangt klanten, leveranciers of andere contacten. Een eerste indruk bij de ontvangst is belangrijk. Het plaatsen van een scherm in de ontvangst is een kleine moeite en is bij vele ondernemingen reeds het geval. Als het dan al wordt gebruikt dan is het meestal een droge lijst met namen van gasten en zaalnummers.

Via een webapplicatie zijn meerdere vormen van een wellkomscherm beschikbaar. De receptie kiest het scherm dat het best past bij de gast, vult zijn naam in en personaliseert het met iets van de gast zoals een logo, afbeelding of homepage van de website. Het scherm is een webpagina en wordt niet alleen aan de receptie maar ook in de vergaderzaal zelf getoond.

Resultaat: positieve uitstraling, tijdswinst

Wijn- en menu kaarten

Een restauranthouder heeft een lastige karwei aan het opmaken en bijhouden van zijn wijn- en menu kaart. Telkens de menu of het aanbod wijnen wijzigt moet dit manueel aangepast worden en opnieuw afgedrukt.

Voortaan beheert de restuaranthouder zijn wijnkelder in een webapplicatie. Hij kiest uit een aantal gepersonaliseerde sjablonen of templates en zijn wijnkaart wordt automatisch opgemaakt. Zijn gasten kunnen ze online raadplegen of in een afgedrukte versie. Zelfde aanpak voor de menu.

Resultaat: betere klantenservice, meer verkoop, tijdswinst