Je vraagt je af hoe het mogelijk is dat projecten i.v.m. digitalisering zo vaak frustraties en ontspoorde budgetten teweeg brengen. Er zijn al ontelbare dergelijke projecten geweest en dus veronderstel je dat iedereen ondertussen wel weet hoe het werkt. Niet dus. Waarom? Voor de meeste ondernemingen ligt digitale transformatie buiten hun comfortzone. Het maakt geen deel uit van de gewone gang van zaken. Slechts eens in de zoveel jaar dient zich een project aan. En dan is het alle hens aan dek en vliegt men er in. Meestal zonder nadenken, zonder de goede voorbereiding en met veel goede moed. En dan maar hopen op het beste.
Het kan anders. Ook daar zijn voorbeelden genoeg van. Wil je dat jouw digitaliseringsproject in de succesvolle categorie terecht komt? Hou dan rekening met volgende valkuilen.
“We hebben een klantenportaal nodig” zegt de verkoop. En waarom? “Omdat de concurrentie er reeds één heeft. We mogen niet achterblijven.”
Een digitaal project is nooit een doel op zich. Het project dient om de onderneming beter te maken. Wat dit ‘beter’ is, wordt bepaald door de visie. Waar gaan we heen? Wat willen we bereiken? Neem 2 ondernemingen die hetzelfde soort product verkopen waarbij de ene inzet op de goedkoopste prijs en de ander op de beste service. Beide kunnen best een klantenportaal gebruiken, maar ze zullen wel verschillend zijn. Bedrijf ‘goedkoopste prijs’ zal inzetten op verkopen van hoeveelheden en gebruik maken van promoties, staffelprijzen en cross-selling. Onderneming ‘beste service’ zal informatie en diensten ter beschikking stellen zoals bv. uitgebreide productinformatie, gepersonaliseerde productfiches, zicht op en beheer van leveringsdata.
Een project wordt niet zomaar uitgevoerd. Iedereen die betrokken is heeft ergens wel een idee van wat hij met het project wil bereiken. Dit kunnen algemene doelstellingen zijn maar ook een persoonlijke verborgen agenda.
De doelstellingen vertalen de visie naar concrete zaken. Je weet wel, SMART: Specifiek – Meetbaar – Acceptabel – Realistisch – Tijdsgebonden. De doelstellingen bundelen alle krachten en geven die een richting.
Klein intermezzo. Je kent ‘neuzen in dezelfde richting’. Ooit gehoord van iemand dat dit niet goed is. Beter is voeten in dezelfde richting zodat iedereen dezelfde kant op gaat. Maar neuzen mogen vrij bewegen. Dat wil zeggen dat mensen verschillende ideeën kunnen hebben en dat er dialoog en overleg moet zijn.
Heb je ook nog deel uitgemaakt van een meestal grote projectgroep waar een manager een duidelijke visie en doelstellingen brengt? Bleef je dan wat verweesd achter omdat je na zijn speech als groep de opdracht kreeg om het project tot een goed einde te brengen. ‘Jullie zijn allemaal professionals en ik heb er het volste vertrouwen in’ zegt die manager. En ja, zijn deur staat altijd open!
Zonder een strategie die uitlegt hoe we vanuit de visie de doelstellingen bereiken ben je nergens. Die strategie maak je concreet in een plan van aanpak met daarin:
Je kan kiezen om strategie en plan van aanpak met de volledige projectgroep op te stellen. Uit de praktijk blijkt echter dat niet iedereen daar graag bij betrokken is. Iedereen wil vrij zijn ding kunnen doen zoals het hem best uitkomt. De meeste mensen vinden dit prettig als het grote kader reeds is geschetst.
We hebben een pep-talk speech gekregen en zullen als 1 vastberaden team hoge toppen scheren. Geen obstakel is te groot geen inspanning is te lastig. Iedereen neemt met enthousiasme taken en verantwoordelijkheden op zich. We vergeten wel dat een digitaliseringsproject iets is dat er bovenop komt naast onze dagelijkse bezigheden. Aangezien we nu al druk bezig zijn, hoe zit dat dan met die extra werklast.
De ondernemingen zijn zeldzaam waar extra mensen worden aangeworven, eventueel tijdelijk, om de projectleden te ontlasten van een aantal dagelijkse taken. En daar zijn wellicht goede redenen voor. In dat geval draai je beter de zaken om. Maak het project niet te groot, of deel het in behapbare stukken. Elk stuk wordt dan een project op zich. Iedereen houdt het hoofd boven water en de vaart blijft er in.
De mensen die het project uitvoeren die zijn betrokken. Daar gaan we tenminste vanuit. Mocht dit niet het geval zijn, dan gaat het project beter niet van start. Je bent terug bij af en kan dan beter terug aan de slag met de basis: visie, doelstellingen en strategie.
Een project in digitale transformatie is per definitie geen geïsoleerd ding. Bij digitalisering streeft men ernaar om informatie te laten stromen zodat ze steeds op het juiste moment, bij de juiste persoon is, in de juiste vorm. Dit heeft invloed op de dagelijkste werking van medewerkers en afdelingen die geen deel uitmaken van het projectteam. Ook zij zullen bepaalde zaken voortaan anders doen. En dat lukt niet door hen een nieuw systeem ter beschikking te stellen. Het systeem is ondersteunend. Betrokkenheid creëer je zelf door mensen te betrekken. Ja het klinkt dom, maar zo is het. Ga in overleg, luister, leg uit waarom, toon de voordelen en geeft steun bij het gebruiken van de nieuwe werkwijze.
De doelstelling van het project is dat het slaagt. Nogal wiedes. Iedereen tevreden, we zijn een stap vooruit en we kunnen terug naar het gewone leven. Voor een stukje wel, zolang je de valkuil vermijdt dat het project een doel op zich wordt. Want dat is het niet, het is een middel. Het doel is digitale transformatie.
Een geslaagde digitale transformatie wordt gedreven en gedragen door gans de organisatie. In feite gaat het meer over transformatie dan over digitaal. Niets blijft hetzelfde, alles verandert. Een onderneming die daar bewust mee bezig is en deze visie verspreidt in de onderneming stimuleert medewerkers om zelf verbeterpunten, punten voor transformatie, te identificeren. Die gevoeligheid voor continue verbetering, want daar komt het op neer, bereik je niet door dat 1 keer te brengen op een teambuilding. Het is een aanpak met middelen, procedures en mensen die de tijd krijgen om daar regelmatig mee bezig te zijn zodat iedereen betrokken wordt en betrokken blijft.
Niets nieuws in feite. ‘Continuous improvement’ bestaat al lang in vooral productie omgevingen en maakt deel uit van de Lean methodologie. Het digitale is een dimensie die erbij komt en meteen ook de reikwijdte vergroot naar administratieve, communicatie en commerciële processen.
Digitale transformatie is niet het zoveelste wondermiddel dat alles plotseling op zijn hoofd zet. Het is geen éénmalig project dat je uitbesteedt en klaar is kees. Het is een volgende stap in een logisch proces van bewuste verandering. De spelregels blijven die van het gezond verstand: visie, doelstellingen, strategie en een projectmatige aanpak met een overkoepelend kader.
Philip Vanassche.