JIT 2.0 bij Kortrijk Xpo

      De organisatie:
      Facilitator van live ontmoetingen

      Kortrijk Xpo heeft een dertigtal eigen beurzen en evenementen in portefeuille. Deze business unit 'Organizations' staat onder de dagelijkse leiding van Nadine Couydyser. Voor elke beurs die ze zelf organiseren (zowel in Kortrijk Xpo zelf, als extern) is er een team van drie beursbeheerders van a tot z verantwoordelijk. Zij hebben uitgebreid contacten met exposanten, leveranciers en bezoekers.

      De behoefte:
      Uniformiteit en efficiëntie

      Tot juni 2014 was elke beurswebsite anders opgezet, met een eigen structuur, een eigen - rudimentair - contentmanagementsysteem en eigen bestanden voor exposanten. Bovendien gebeurde uitwisseling van gegevens grotendeels op papier of telefonisch. Het resultaat: versnipperde informatie en een omslachtige manier van werken.

      Nadine: 'We wilden heel gemakkelijk en snel een nieuwe beurs kunnen aanmaken en beheren, telkens op dezelfde manier, op basis van een template. Verder zochten we een platform om alle informatie en communicatie te bundelen. En het was belangrijk dat er kon gekoppeld worden met Ungerboeck, het ERP systeem dat al onze bestanden bevat.'

      De oplossing:
      Een centraal platform en gebruiksvriendelijke websites

      Exhibitorgate:
      Een online platform dat de communicatie en informatie-uitwisseling met alle betrokkenen stroomlijnt. 

      Beursbeheerders kunnen eenvoudig een nieuwe beurs aanmaken en de interface en functionaliteiten per beurs aanpassen; talen, goedkeuren van informatie, automatische mails, ...
      Met 1 druk op de knop importeren ze uit Ungerboeck de deelnemende exposanten, productcategoriën en merken. 

      Exposanten gebruiken Exhibitorgate om hun beursdeelname te beheren: bedrijfs- en contactgegevens, persberichten voor de website, toegangsbadges en alle materiaal voor hun stand en de beurscatalogus te beheren. Daarnaast vinden ze er alle nodige formulieren en praktische informatie zoals grondplannen en technische specificaties.

      Beurswebsites:

      Velofollies, Bedrijven Contactdagen BouwXpo, ... elke beurs die Kortrijk Xpo organiseert heeft een eigen look & feel, maar hun websites gebruiken nu eenzelfde groep templates. Via het contentmangementsysteem Liquifi hebben de beursbeheerders volledige controle over de inhoud; pagina's, teksten, grafische elementen, ... kunnen eenvoudig toegoevoegd, aangepast of verwijderd worden.

      De bezoeker kan via de website zijn beursbezoek voorbereiden: een persoonlijke exposantencatalogus, of randevenementen die hij zeker niet wil missen kunnen eenvoudig opgeslaan worden.

      De impact:
      Efficiëntie en tijdwinst

      De informatiestroom is voor een groot deel gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Nadines team kan veel efficiënter werken: geen papieren rompslomp meer en mindere telefoontjes.

      Een nieuwe beurswebsite opzetten is voortaan kinderspel. Korazon maakt de template op op basis van het bestaande stramien. Dat duurt hoogstens een dag; een opmerkelijke tijds- en budgetwinst.

      Het verdict:
      Zeer positief

      "Exhibitorgate en Liquifi... we kunnen niet meer zonder. Naast Ungerboeck zijn het onze dagelijkse tools. Van de exposanten kregen we ook heel wat positieve feedback: alles wat ze nodig hebben zit op 1 enkel platform. Sinds januari 2016 wordt Exhibitorgate gebruikt voor alle beurzen die we zelf organiseren Met succes!"

       

      Meer weten over onze JIT 2.0 methode, en zelf aan de slag met een handig stappenplan?

      Bestel het boek